Caracas, Venezuela

time type

Part time

posted on

Posted 4 Days Ago

job requisition id

Req-05534

OBJECTIVE OF THE OFFICE/DEPARTMENT

 

This is a requisition for employment at the Pan American Health Organization (PAHO)/Regional Office of the World Health Organization (WHO)

 

Contractual Agreement:

Non-Staff - National PAHO Consultant

 

Job Posting:

March 24, 2026

 

Closing Date:

April 6, 2026, 11:59 PM Venezuela Time

 

Primary Location:

Caracas, Venezuela

 

Organization:

VEN Venezuela

 

Schedule:

Part time

 

PURPOSE OF CONSULTANCY

This requisition is for a consultancy at the Pan American Health Organization (PAHO)/Regional Office of the World Health Organization (WHO).
• Provide a short description of the objective of the office/department here.
• Provide a description of the purpose of the consultancy here.

 

DESCRIPTION OF DUTIES:

Consultor/a nacional para Salud Mental

 

Lugar de trabajo:

El (la) consultor/a deberá trabajar en la oficina de OPS/OMS en Caracas, Venezuela.

 

Periodo de la consultoría: mayo 2026 – diciembre 2026

 

Contexto Organizacional/Objetivo:

Esta consultoría constituye el eje de articulación operativa del Despacho de la Gerencia y la Representación Adjunta (Deputy) de la OPS/OMS en Venezuela. Su propósito central es optimizar la gobernanza administrativa y la ejecución de la cooperación técnica, integrando bajo una visión sistémica las unidades de supervisión y las oficinas satélites en todo el territorio nacional.

El rol se especializa en la arquitectura y simplificación de procesos complejos, traduciendo el marco normativo institucional en soluciones operativas ágiles que garantizan la continuidad de los servicios críticos. Actúa como enlace operativo entre el Despacho de la Gerencia de la OPS/OMS en Venezuela, el equipo interno y actores externos clave; en este marco, el consultor opera como un facilitador estratégico ante autoridades nacionales, el cuerpo diplomático y organismos internacionales, asegurando la alineación de intereses institucionales y la resolución de acuerdos de alto impacto para la Organización.

Asimismo, el consultor contribuye directamente al fortalecimiento de la cooperación técnica en el país mediante la organización y seguimiento de procesos administrativos, la preparación de informes y presentaciones, y la supervisión de servicios de apoyo logístico y operativo, tanto en la sede como en oficinas satélites. Asimismo, asegura la correcta aplicación de normas y procedimientos institucionales, promoviendo la eficiencia, la transparencia y la calidad en la gestión de los recursos.

Bajo un enfoque de gestión de confidencialidad, el consultor también salvaguarda la eficiencia del Despacho mediante la planificación inteligente de agendas estratégicas, el manejo de documentación sensible y el seguimiento riguroso de compromisos técnicos. Este desempeño asegura que la gestión de recursos y la logística operativa no solo cumplan con los estándares de transparencia y calidad, sino que actúen como catalizadores para el fortalecimiento de la salud pública y la cooperación técnica en el país.

 

 

 

Funciones para el alcance de los productos de la consultoría:

Bajo la supervisión directa del Deputy de la OPS/OMS para Venezuela, y en coordinación directa con el/la Administrador/a de la oficina de país, el titular es responsable, de las siguientes funciones:

 

1. Gestión estratégica de agenda y relaciones institucionales

-Coordinar la agenda y actividades del Representante y/o Deputy, incluyendo la concertación de citas, coordinación de reuniones y atención de visitas.

-Preparar materiales y agendas para viajes oficiales y reuniones especiales, asegurando la discreción en el manejo de información sensible.

 

2. Coordinación de protocolo y enlace con actores clave

-Organizar reuniones de alto nivel y gestionar asuntos protocolares con autoridades nacionales, gobiernos anfitriones y cuerpo diplomático.

-Mantener actualizados los directorios de autoridades y asegurar la comunicación con la sede para la actualización regional de autoridades sanitarias.

 

3. Gestión y control de correspondencia

-Analizar correspondencia entrante, identificar asuntos prioritarios y proponer acciones estratégicas.

-Redactar, revisar y procesar correspondencia saliente, garantizando calidad, claridad y cumplimiento de normas institucionales.

-Preparar traducciones y documentos técnicos en inglés y español, asegurando precisión terminológica.

 

4. Apoyo en productos técnicos y seguimiento de compromisos

-Asistir con la elaboración de informes, presentaciones o documentos de soporte tecnico y/o diplomático, incluyendo tablas y gráficos.

-Velar por el seguimiento de plazos y compromisos establecidos en las reuniones de la Gerencia con equipos internos y autoridades.

 

5. Coordinación administrativa y fortalecimiento de capacidades

-Articular con las diferentes áreas administrativas y técnicas la gestión de actividades del garantizando la correcta aplicación de procedimientos internos.

-Brindar soporte administrativo al equipo técnico y coordinar acciones con oficinas satélites y unidades bajo la supervisión del Deputy.

 

6. Gestión documental y archivo estratégico

-Establecer y mantener sistemas de archivo físico y digital, asegurando la confidencialidad y disponibilidad de información crítica.

 

7. Organización logística de viajes y eventos

-Planificar itinerarios, reservas, autorizaciones y trámites relacionados con viajes oficiales, asegurando el cumplimiento de las políticas organizacionales y procesos administrativos, así como la preparación de materiales requeridos.

-Coordinar la logística de reuniones y actividades de cooperación técnica en la sede y en oficinas regionales.

 

8. Participación en planificación y seguimiento institucional

-Elaborar resúmenes ejecutivos (“aide-mémoire”) de reuniones y dar seguimiento a acuerdos.

-Colaborar en la gestión del plan de trabajo bienal y otros procesos estratégicos de la Oficina.

 

 

Productos:

Pagaderas una vez que el Gerente del Proyecto certifique que el consultor ha finalizado satisfactoriamente los productos acordados, de acuerdo con la definición que figura a continuación.

 

 

PRODUCTO 1:

Informe I: monitoreo de la gestión operativa para el funcionamiento de las oficinas satélites de la Representación a mayo 2026, matriz de Excel que incluya:

 

-Gestión y estado del alquiler de espacios: requisiciones, órdenes de compra, procesamiento de facturas y seguimiento a la ejecución de los fondos asignados.

-Necesidades de dotación de materiales de oficinas, novedades en las instalaciones o equipos para el funcionamiento cotidiano de las Oficinas y Actividades del personal.

-Estado de mantenimiento de los vehículos oficiales, dotación de combustible, etc.

-Disponibilidad del archivo en el SharePoint de administración.

-Alertas sobre financiamiento y extensión de alquileres.

 

 

PRODUCTO 2:

Propuesta de herramienta (Dashboard) para el monitoreo estratégico de gestión de las Oficinas Satélites (OS). Objetivo: Proveer al Despacho de la Gerencia una herramienta de visión consolidada y en tiempo real sobre la operatividad, los hitos técnicos y el cumplimiento normativo de las OS de la OPS/OMS en Venezuela. Propuesta debe incluir:

 

-Capacidad Operativa: Estatus de recursos críticos, personal desplegado y estado de la infraestructura logística en cada oficina satélite.

-Listado de acuerdos de cooperación técnica de alto impacto (resumen ejecutivo) establecidos por el Deputy y acordados con las contrapartes.

-Alertas Críticas y Necesidades de Intervención: Identificación de riesgos operativos o nudos críticos que requieran la toma de decisiones inmediata por parte del Deputy.

 

 

PRODUCTO 3:

Informe I: Sistema de Gestión, Control y Aseguramiento de Calidad de la Correspondencia Institucional con fecha de corte julio 2026, que incluya los siguientes componentes:

 

-Estado del registro sistémico (Microsoft Lists) para el monitoreo de estatus en tiempo real.

-Trazabilidad de comunicaciones entrantes y salientes de la OPS, incluyendo el estatus de respuesta por parte del Ministerio de Salud (MPPS) y otras instituciones.

-Identificación y alerta de comunicaciones sin respuesta o compromisos pendientes que requieran acción del Despacho.

 

 

PRODUCTO 4:

Informe de Validación (Prueba) de la herramienta (Dashboard) para el monitoreo estratégico de gestión de las Oficinas Satélites (OS). Debe incluir:

 

-Protocolo de Carga y Flujo de Datos: Definir fuentes de información, responsable(s) de alimentar el Dashboard y frecuencia de actualización de información.

-Definición Técnica de Indicadores: menú de estado de cumplimiento y umbrales de alertas (retrasos y/o acciones) que requieran la toma de decisiones inmediata por parte del Deputy o de los responsables.

-Recomendaciones de sostenibilidad y mantenimiento.

 

 

PRODUCTO 5:

Informe II: monitoreo de la gestión operativa para el funcionamiento de las oficinas satélites de la Representación a septiembre 2026, matriz de Excel que incluya:

 

-Gestión y estado del alquiler de espacios: requisiciones, órdenes de compra, procesamiento de facturas y seguimiento a la ejecución de los fondos asignados.

-Necesidades de dotación de materiales de oficinas, novedades en las instalaciones o equipos para el funcionamiento cotidiano de las Oficinas y Actividades del personal.

-Estado de mantenimiento de los vehículos oficiales, dotación de combustible, etc.

-Disponibilidad del archivo en el SharePoint de administración.

 

 

PRODUCTO 6:

Ítem 6A: Documento técnico I: Propuesta de Arquitectura y Validación (Prueba) del tablero de control como registro sistémico de minutas y acuerdos en reuniones internas del Deputy con las áreas técnicas incluida las oficinas satélites y administración.

 

Documento debe incluir:

-Diseño del tablero, las reglas del uso de la herramienta., definición técnica de los indicadores, periodicidad de actualización y los flujos de información entre las unidades y el despacho que se manejaran. Verificación con el Deputy y los jefes de área sobre lo que se va a medir antes de la implementación de la herramienta. Recoger retroalimentación (feedback) sobre el uso de la herramienta y ajustar los indicadores de alineación institucional y sostenibilidad.

 

Ítem 6B: Documento técnico II: diagnóstico de necesidades de información y mapeo de Procesos Críticos para el tablero de control como registro sistémico de minutas y acuerdos en reuniones internas del Deputy con las áreas técnicas incluida las oficinas satélites y administración.

 

Documento debe incluir:

-Identificación de la información que se está perdiendo actualmente. Revisión de minutas anteriores para identificar qué acuerdos suelen perderse. Análisis del tablero asegurando resuelva problemas reales de seguimiento y no sea más carga administrativa.

-Barreras identificadas, para que la herramienta sea sostenible.

 

 

PRODUCTO 7:

Ítem 7A: Socialización e Institucionalización del Modelo de Gestión Operativa dirigida al personal para la adopción de las nuevas herramientas de gobernanza, orientadas a optimizar la articulación estratégica del Despacho del Deputy.

 

Ítem 7B: Informe final de la consultoría que incluya:

-Monitoreo de la gestión operativa para el funcionamiento de las oficinas satélites de la Representación.

-Reporte final de la trazabilidad de comunicaciones (entrantes/salientes) con el MPPS y socios clave

-Compendio de Aide-Mémoires, seguimiento de acuerdos de alto impacto y el directorio dinámico de autoridades actualizado.

-Recomendaciones técnicas orientadas a escalar la eficiencia en la coordinación operativa, el flujo de información y la sostenibilidad de los procesos desde y hacia el Despacho del Deputy.

 

 

 

​Habilidades/Competencias:

·         Actitud general en el trabajo: Mantiene la integridad y adopta un enfoque y una postura éticos claros; demuestra compromiso con el mandato de la Organización y promueve los valores de la Organización en el trabajo y el comportamiento diarios; es responsable del trabajo realizado de acuerdo con su propio rol y responsabilidades; es respetuoso y confiable hacia colegas y contrapartes. Alta actitud por el trabajo que evidencie el desempeño con integridad, ética, compromiso con la Organización y los objetivos acordados con el MPPS y otras contrapartes.

·         Respetar y promover las diferencias individuales y culturales: Relacionarse bien con la diversidad de los demás y aprovechar dicha diversidad. Trata a todas las personas con dignidad y respeto. Se relaciona bien con personas de diferentes culturas, género, orientaciones, antecedentes y/o posiciones; examina su propio comportamiento para evitar respuestas estereotipadas; Considera los problemas desde la perspectiva de los demás y valora su diversidad. Respeto a las diferencias individuales y culturales, demostrando en todo momento trato a las personas con dignidad, sin estigma o discriminación independientemente de su género, orientación sexual, posición política, evitando en todo momento respuestas indebidas.

·         Trabajo en equipo: Colabora y coopera con otros. Trabaja en colaboración con los miembros del equipo y sus contrapartes para lograr y construir una buena relación; Disposición y asertividad en las relaciones interpersonales y organizacionales, para un bajo Índice de conflictos interpersonales y el acatamiento de disposiciones laborales, respeto de las diferencias y de los conductos regulares y líneas de autoridad. Efectividad de trabajo en equipo, demostrando actitud de colaboración y cooperación con las áreas técnicas.

·         Comunicación: Escribir efectivamente/Compartir conocimientos; Escribe ideas de forma clara, estructurada, lógica y creíble; redacta y apoya el desarrollo de directrices, políticas y procedimientos. Comparte información relevante abiertamente y garantiza que se comprenda la información compartida; considera el intercambio de conocimientos como un método de trabajo constructivo y demuestra conocimiento de la Organización. Escritura a nivel técnico. Fluidez de presentación de ideas, predisposición a compartir conocimientos, permitiendo la expresión de ideas a los demás, tomando tiempo para entender y considerar los puntos de vista que se expresen.

·         Producir resultados: Trabajar de manera eficiente e independiente. Ofrecer resultados de calidad. Supervisa el trabajo propio de manera sistemática y eficaz, asegurando los recursos y resultados necesarios. Resolver consistentemente los problemas propios y de manera efectiva según sea necesario. Demuestra responsabilidad por el trabajo, articula explícitamente las lecciones aprendidas para beneficio propio y del equipo. Enfoque en producción de resultado conforme a los objetivos y productos establecidos con su supervisor.

·         Garantizar el uso eficaz de los recursos: Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos para su desempeño, aporte al equipo y/o la Organización.

·         Anticipa cambios previsibles y adapta los proyectos propios con aportes al equipo ante circunstancias y/o desafíos imprevistos; crea medidas y criterios para monitorear el progreso de los productos establecidos; crea y aporta soluciones rentables para la Organización.

·         Crear y promover alianzas en toda la Organización y fuera de ella: Desarrollar redes y asociaciones, fomentar la colaboración. Contribuye con la construcción de asociaciones y alianzas estratégicas con una amplia gama de partes interesadas clave para garantizar los resultados y el éxito de la organización.

 

 

Conocimientos Técnicos Especializados

-Manejo de software ERP y plataformas digitales

-Habilidad para escribir/originar correspondencia e informes rutinarios y no rutinarios.

-Capacidad para preparar traducciones de trabajo.

-Habilidad para planificar, organizar, coordinar y llevar a cabo procesos administrativos tales como: reuniones, monitoreo de presupuesto y gastos, adquisición de suministros, coordinación logística de viajes y misiones oficiales.

-Capacidad para investigar, analizar y organizar la información con el fin de elaborar cuadros, gráficos, informes, etc.

-Capacidad para coordinar, supervisar y controlar los servicios administrativos que afectan a varios proyectos y que implican la asignación de trabajo, el desarrollo/ajuste de procedimientos operativos, la evaluación de prioridades, la coordinación y el apoyo a las actividades internas del día a día, etc.

-Capacidad para supervisar, incluidas las habilidades de planificación, organización, evaluación, resolución de problemas y toma de decisiones en asuntos de gestión de la oficina.

-Capacidad para organizar y controlar los arreglos protocolares de acuerdo con los estándares establecidos.

 

 

Educación

Esencial:  Título Universitario en Estudios Internacionales, áreas afines o en administración o áreas afines.

 

 

Experiencia

Esencial: Experiencia mínima de tres (3) años de experiencia en trabajo secretarial, administrativo o de oficina en general.

 

Deseable:

Experiencia asistencial en entornos internacionales, incluida la interacción con el gobierno de alto nivel, el ejecutivo y otros funcionarios o en organismos internacionales, Naciones Unidas, ONG se considerará una ventaja.

 

 

Idiomas

Muy buen manejo del español hablado y escrito. Inglés funcional para el trabajo.

 

Conocimiento de sistemas de tecnología e información

 

Esencial: Buen manejo de las aplicaciones de Microsoft office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint y Outlook), así como el uso de plataformas virtuales como Teams, Zoom entre otras. Conocimiento de sistemas operativos y manejo de otros programas como Visio, Microsoft Sharepoint y Project.

 

Otros

 

- Se requiere candidatos/as con disponibilidad inmediata.

- Esta consultoría es de duración limitada, con posibilidad de extensión sujeto a desempeño y presupuesto del proyecto.

- El pago de honorarios se realizará por productos entregables (Especificados en la Sección 3 – Términos de Referencia) con base a la categoría para consultores en la Banda A, por una suma global de USD 11,960.00 más una cobertura de seguro de accidentes y enfermedades de emergencia.

- Esta posición está disponible para ciudadanos venezolanos/as y residentes permanentes en Venezuela con permiso de trabajo vigente.

 

 

 

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level.
• Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments falling in this area of work or for similar requirements/tasks/deliverables. Inclusion in the Roster does not guarantee selection for a consultant contract.  There is no commitment on either side.
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• All applicants are required to complete an on-line profile to be considered for this consultancy. For assessment of your application, please ensure that your profile in the PAHO Career page is updated; all experience records are entered with elaboration on tasks performed at the time.  Kindly note that CV/PHFs inserted via LinkedIn are no accessible.
• A written test may be used as a form of screening.
• If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. PAHO/WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. PAHO will also use the databases of the Council for Higher Education Accreditation http://www.chea.org/search/default.asp and College Navigator, found on the website of the National Centre for Educational Statistics, https://nces.ed.gov/collegenavigator to support the validation process. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• Any appointment/extension of appointment is subject to PAHO/WHO Regulations, and e-Manual.
• For information on PAHO please visit: http://www.paho.org
• PAHO/WHO is committed to providing a respectful and supportive workplace for all personnel .
• PAHO is an ethical organization that maintains high standards of integrity and accountability. People joining PAHO are required to maintain these standards both in their professional work and personal activities.
• PAHO also promotes a work environment that is free from harassment, sexual harassment, discrimination, and other types of abusive behavior. PAHO conducts background checks and will not hire anyone who has a substantiated history of abusive conduct.
• PAHO personnel interact frequently with people in the communities we serve. To protect these people, PAHO has zero tolerance for sexual exploitation and abuse. People who commit serious wrongdoings will be terminated and may also face criminal prosecution.
• PAHO/WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• Applications from women and from nationals of non and underrepresented Member States are particularly encouraged.
• Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority.  The execution of the work under a consultant contract does not create an employer/employee relationship between PAHO and the Consultant.
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