Coordenador/a de Recursos Humanos

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Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

OBJETIVO DA FUNÇÃO: Garantir a execução eficaz das operações de Recursos Humanos, assegurando conformidade, excelência no atendimento aos colaboradores e apoio estratégico à liderança para o alcance dos objetivos organizacionais.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS

1. Conformidade e Administração de Pessoas & Cultura (P&C)

• Monitorizar todas as datas de término dos contratos de trabalho dos colaboradores e assegurar a sua renovação, prorrogação ou emissão dos avisos necessários em tempo útil, em conformidade com as políticas da organização e a legislação laboral Angolana (Lei N˚ 12/23, De Dezembro).
• Coordenar e acompanhar os processos de avaliação do período experimental, garantindo que as avaliações são concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
• Assegurar que todas as alterações ao longo do ciclo de vida do colaborador, incluindo admissões, transferências, promoções e desvinculações, são corretamente atualizadas no Workday, Primavera, ficheiros digital e fisícos dentro dos prazos definidos.
• Coordenar de forma eficaz os processos de saída e desligamento de colaboradores, garantindo o cumprimento dos requisitos organizacionais e das obrigações legais aplicáveis.
• Manter registos de pessoal e sistemas de gestão de dados dos colaboradores rigorosos e atualizados, em conformidade com as políticas da World Vision, os requisitos de proteção de dados e a legislação laboral local.
• Prestar aconselhamento e orientação a gestores e colaboradores sobre questões emergentes de relações laborais, conformidade laboral e políticas organizacionais.
• Apoiar a revisão, implementação e melhoria contínua das políticas, procedimentos e quadros de referência de P&C.
• Monitorizar a conformidade com as práticas de Recursos Humanos em evolução, as normas da Parceria World Vision e a legislação laboral local aplicável.
• Garantir a gestão responsável dos recursos organizacionais e manter relações produtivas com fornecedores e prestadores de serviços que apoiam as operações de P&C.
• Preparar e submeter relatórios, métricas e documentação de conformidade de P&C de forma rigorosa e atempada.
• Prestar suporte através do Help Desk de P&C a colaboradores e gestores, respondendo a questões e resolvendo problemas em tempo útil.
• Promover a sensibilização e compreensão dos colaboradores relativamente às políticas, procedimentos e requisitos de conformidade aplicáveis, incluindo as consequências do seu incumprimento.

2. Administração do Workday e Gestão de Sistemas

• Atuar como principal responsável (Workday Champion) pelo Workday na World Vision Angola, assegurando a manutenção atempada, rigorosa e completa dos dados dos colaboradores ao longo de todo o seu ciclo de vida.
• Garantir que todas as transações de colaboradores, incluindo admissões, transferências, promoções, alterações contratuais e desvinculações, são corretamente processadas e atualizadas no Workday dentro dos prazos estabelecidos.
• Assegurar a integridade dos dados no Workday através da realização periódica de auditorias, validações e reconciliações.
• Garantir que todos os módulos, relatórios, dashboards e fluxos de trabalho disponíveis no Workday se encontram totalmente funcionais, atualizados e aptos a fornecer informação fiável para apoio à tomada de decisão.
• Gerar e analisar relatórios do Workday para apoiar o planeamento da força de trabalho, monitorização da conformidade, processamento salarial, reporte organizacional e tomada de decisões estratégicas.
• Atuar como principal ponto de contacto entre a World Vision Angola e a Equipa de Operações Workday, coordenando a resolução atempada de questões técnicas, operacionais e de sistema.
• Escalar questões relacionadas com o sistema sempre que necessário e acompanhar a sua resolução até ao encerramento dentro dos níveis de serviço acordados.
• Fornecer orientação, apoio e formação a gestores e colaboradores sobre processos, funcionalidades e ferramentas de autosserviço do Workday.
• Apoiar os testes, implementação e lançamento de melhorias, atualizações e novas funcionalidades do Workday.
• Garantir o cumprimento dos padrões de governação de dados da World Vision, requisitos de segurança e regulamentos aplicáveis de proteção de dados.
• Monitorizar a utilização do sistema e recomendar melhorias para aumentar a eficiência, a qualidade dos dados e a experiência do utilizador.
• Apoiar auditorias e revisões de conformidade, disponibilizando dados do sistema, relatórios e documentação necessária.

3. Processamento Salarial (Payroll)

• Analisar o cronograma de processamento salarial, preparar e processar a folha salarial mensal com rigor e dentro dos prazos estabelecidos, submetendo-o ao Director de Pessoas & Cultura (P&C) para revisão e aprovação final.
• Processar as obrigações salariais legais, incluindo Imposto sobre o Rendimento do Trabalho (IRT/AGT) e Segurança Social (INSS), em conformidade com os prazos legais e fiscais em vigor em Angola.
• Supervisionar funcionalmente a administração salarial e de benefícios dos colaboradores locais e expatriados, assegurando conformidade com as políticas da World Vision International e a legislação laboral aplicável.
• Gerar e rever relatórios mensais do Workday, Primavera para apoiar a reconciliação salarial e garantir a precisão da documentação relacionada com salários.
• Manter e atualizar registos salariais e dados dos colaboradores nos sistemas de processamento salarial, assegurando a sua integridade, exatidão e confidencialidade.
• Atuar como principal ponto de contacto com os fornecedores de software salarial, coordenando pedidos de suporte, melhorias do sistema e resolução de incidentes.
• Processar pagamentos a trabalhadores temporários, consultores, trabalhadores ocasionais e outras categorias não abrangidas pelo processamento salarial regular.
• Garantir que todas as transações salariais são processadas com rigor, confidencialidade e em conformidade com os controlos internos, políticas organizacionais e requisitos legais.
• Apoiar auditorias salariais através da disponibilização de registos, relatórios e documentação de suporte necessários.
• Efetuar reconciliações mensais de salários, descontos legais e relatórios de benefícios, assegurando a integridade dos dados e a exatidão financeira.
• Responder prontamente a questões relacionadas com salários e resolver problemas dentro dos níveis de serviço acordados.

4. Recrutamento, Seleção e Integração (Onboarding)

• Liderar processos completos de recrutamento para posições aprovadas, incluindo publicação de vagas, pesquisa de candidatos, triagem de candidaturas, coordenação de entrevistas, administração de avaliações, verificação de referências e recomendação de candidatos.
• Garantir que todas as atividades de recrutamento são conduzidas em conformidade com as políticas da World Vision, os princípios de igualdade de oportunidades e a legislação laboral local.
• Manter atualizados os sistemas de acompanhamento e bases de dados de recrutamento, fornecendo informação regular sobre o estado dos processos, vagas e progresso das contratações.
• Coordenar com os gestores recrutadores a definição de requisitos, elaboração de calendários de entrevistas e apoio à tomada de decisões de contratação.
• Garantir que toda a documentação associada ao recrutamento é devidamente mantida, armazenada de forma segura e disponível para auditoria.
• Gerir a comunicação com os candidatos ao longo de todo o processo, assegurando uma experiência positiva e feedback atempado.
• Preparar contratos de trabalho, cartas de oferta e restante documentação de integração para candidatos selecionados.
• Liderar e coordenar programas de acolhimento e integração de novos colaboradores, garantindo uma adaptação bem-sucedida à organização.
• Organizar e facilitar sessões de integração, incluindo apresentação de políticas, procedimentos, sistemas, cultura organizacional, requisitos de salvaguarda e benefícios.
• Assegurar a conclusão de todos os requisitos prévios à admissão e integração, incluindo verificações de antecedentes, validação documental, configuração de sistemas e aceitação das políticas.
• Coordenar com os departamentos relevantes para garantir que os novos colaboradores dispõem dos equipamentos, acessos e espaço de trabalho necessários antes da data de início.
• Monitorizar a eficácia do processo de integração e apoiar os colaboradores durante o período experimental para garantir uma integração bem-sucedida.
• Produzir relatórios e indicadores periódicos de recrutamento que apoiem o planeamento da força de trabalho e a tomada de decisão.

5. Desenvolvimento de Capacidades e Reporting

• Coordenar e ministrar formações a colaboradores e gestores da World Vision Angola sobre a utilização eficaz dos sistemas de P&C, incluindo Workday, Payroll, Power BI e outras plataformas e ferramentas de RH.
• Desenvolver e disponibilizar manuais, materiais de formação, guias de utilização e recursos de suporte para reforçar as competências dos utilizadores.
• Avaliar necessidades de formação relacionadas com processos e sistemas de P&C e recomendar intervenções de aprendizagem para melhorar a adoção, conformidade e eficiência operacional.
• Prestar acompanhamento contínuo e apoio técnico a colaboradores e gestores para reforçar a utilização eficaz dos sistemas e processos de P&C.
• Gerar, analisar e distribuir relatórios de RH e da força de trabalho para apoiar avaliações de qualidade de dados, eficácia operacional, conformidade e tomada de decisão organizacional.
• Garantir a exatidão, integridade e completude dos dados utilizados para reporte e análise.
• Produzir relatórios periódicos e dashboards destinados aos escritórios Regionais e Globais da World Vision, assegurando conformidade com os padrões e prazos definidos.
• Desenvolver análises da força de trabalho com base em indicadores-chave, incluindo rotatividade, planeamento da força de trabalho, eficácia do recrutamento, diversidade e inclusão, gestão de desempenho, aprendizagem e desenvolvimento e formação obrigatória.
• Fornecer análises de tendências e recomendações práticas para apoiar o planeamento estratégico da força de trabalho e a tomada de decisão pela liderança.
• Monitorizar indicadores de desempenho de P&C e propor iniciativas de melhoria com base na análise de dados e necessidades organizacionais.
• Apoiar auditorias, avaliações e revisões organizacionais através da disponibilização de dados, relatórios e documentação relevante.
• Colaborar com a liderança de P&C no reforço das capacidades de reporte, automação de processos e melhoria da qualidade das análises da força de trabalho.

6. Projetos, Comunicação e Melhoria Contínua

• Colaborar com o Director de Pessoas e Culturas (P&C) no desenvolvimento, manutenção e atualização regular da estrutura organizacional e organograma da World Vision Angola.
• Apoiar a conceção, administração e análise de inquéritos de envolvimento dos colaboradores, pulse surveys e outros mecanismos de recolha de feedback.
• Desenvolver newsletters internas, comunicações, apresentações, infográficos e outros materiais de comunicação de P&C em colaboração com as partes interessadas relevantes.
• Criar apresentações profissionais, dashboards e relatórios visuais que comuniquem eficazmente dados da força de trabalho, atualizações de projetos e iniciativas estratégicas de P&C.
• Conceber, implementar e manter ferramentas colaborativas e modelos de trabalho, incluindo Smartsheets, trackers, planos de projeto, fluxos de trabalho, registos de ações e quadros de monitorização.
• Identificar oportunidades para simplificar e automatizar processos de P&C através de soluções digitais que melhorem a eficiência, a qualidade dos dados e a experiência dos utilizadores.
• Manter atualizado o Calendário Anual de P&C (P&C Rhythms Calendar), assegurando a coordenação das principais atividades de gestão de pessoas, prazos de reporte, projetos, requisitos de conformidade e eventos organizacionais.
• Monitorizar a execução do plano anual de P&C e acompanhar proativamente as partes interessadas para assegurar a conclusão das atividades planeadas.
• Atuar como Líder de Projeto para iniciativas de digitalização e automação de P&C atribuídas pelo Diretor de P&C, garantindo a sua execução dentro do âmbito, orçamento e prazos acordados.
• Coordenar atividades de planeamento, envolvimento das partes interessadas, gestão da mudança, comunicação, testes, implementação e avaliação pós-implementação dos projetos atribuídos.
• Trabalhar de forma próxima com partes interessadas internas e externas na identificação de soluções tecnológicas que reforcem a eficácia organizacional e a melhoria contínua.
• Acompanhar e reportar o estado, riscos, desafios e resultados dos projetos de P&C, fornecendo atualizações regulares ao Diretor de P&C e à liderança sénior.
• Promover a inovação e a melhoria contínua através da identificação de boas práticas e recomendação de melhorias nos processos, sistemas e serviços de P&C.

7. Autogestão e Apoio aos Trabalhadores

• Promover uma forte cultura de serviço centrada no colaborador dentro da função de P&C, assegurando o cumprimento dos padrões de serviço e a prestação de uma experiência excecional ao colaborador em todos os níveis da organização.
• Demonstrar e servir de exemplo dos valores, missão e propósito organizacional da World Vision, garantindo apoio e serviço de elevada qualidade a colaboradores, visitantes e demais partes interessadas.
• Apoiar a liderança de P&C e os gestores na promoção e manutenção de uma cultura organizacional positiva, saudável e orientada por valores, que incentive a colaboração, a responsabilização, o respeito e o desenvolvimento profissional.
• Prestar orientação e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias de relações laborais, incluindo processos disciplinares, gestão de reclamações, resolução de conflitos e questões de conduta profissional.
• Apoiar iniciativas que promovam o bem-estar dos colaboradores, a resiliência, o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, a consciencialização para a saúde mental e a gestão do stress.
• Contribuir para a manutenção de um ambiente de trabalho seguro, respeitador, inclusivo e produtivo, onde a diversidade, equidade, transparência e justiça sejam ativamente promovidas.
• Desenvolver e manter relações de trabalho positivas com colaboradores, gestores e outras partes interessadas, reforçando o trabalho em equipa, a comunicação e a eficácia organizacional.
• Exercer elevado profissionalismo, confidencialidade, integridade e discernimento na gestão de assuntos sensíveis relacionados com colaboradores e com a organização.
• Apoiar iniciativas de envolvimento e motivação dos colaboradores que reforcem a coesão das equipas, o moral e o compromisso organizacional.
• Demonstrar responsabilidade pessoal pelo desenvolvimento contínuo, aprendizagem permanente e alcance dos objetivos individuais e departamentais.
• Prestar coaching e apoio a colegas e gestores para fortalecer práticas de gestão de pessoas e aumentar a capacidade organizacional.
• Liderar, facilitar e participar ativamente em momentos devocionais, sessões de oração e outras atividades de natureza cristã, em alinhamento com a identidade e cultura da World Vision.

8.Requisitos

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Psicologia Organizacional, Desenvolvimento Organizacional ou área relevante equivalente.
• Certificação profissional em Recursos Humanos, como CIPD, SHRM, HRCI ou equivalente, será considerada uma vantagem significativa.
• Formação especializada em Relações Laborais, Administração Salarial (Payroll), Sistemas de Informação de Recursos Humanos (Workday) e Direito do Trabalho.
• Domínio avançado do Microsoft Office, com especial enfoque em Excel, PowerPoint, Word e ferramentas de reporting e análise de Recursos Humanos.
• Conhecimento prático da Legislação Laboral Angolana, Segurança Social (INSS), Regulamentação Fiscal e Tributária (AGT) e requisitos de conformidade em Recursos Humanos.
• Mínimo de 5 anos de experiência progressiva em funções de Recursos Humanos, Pessoas & Cultura (P&C) ou Operações de Recursos Humanos.
• Mínimo de 4 anos de experiência progressiva em recrutamento e seleção, relações laborais, administração salarial, conformidade de Recursos Humanos e gestão de desempenho.
• Experiência demonstrada na gestão dos processos associados ao ciclo de vida do colaborador, incluindo integração (onboarding), gestão contratual, promoções, mobilidade interna e desvinculações (Offboarding).
• Experiência na administração de Sistemas de Informação de Recursos Humanos, preferencialmente Workday, Primavera V10, bem como na elaboração de relatórios e análises da força de trabalho.
• Experiência na prestação de aconselhamento e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias relacionadas com a interpretação de políticas, legislação laboral e gestão de pessoas.
• Domínio fluente das línguas Portuguesa e Inglesa (preferencial).

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